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업무를 하다 보면 같은 실수를 반복하거나 중요한 일정을 놓치는 후배들을 볼 때가 있습니다. 특히 기억력이 좋지 않거나 잘 까먹는다면, 체계적인 업무 습관을 들이는 것이 중요합니다. 업무 효율을 높이는 몇 가지 팁을 소개합니다.
1. 업무의 목적을 먼저 이해하기
어떤 일이든 ‘왜 이 일을 하는지’를 먼저 이해하고 시작하면 업무를 훨씬 효율적으로 수행할 수 있습니다.
- 목적을 명확히 알면 우선순위를 정하기 쉬워지고, 불필요한 작업을 줄일 수 있습니다.
- 단순 반복 업무라도 그 일이 조직과 프로젝트에 미치는 영향을 생각하면 더 책임감 있게 수행할 수 있습니다.
2. 메모 습관을 들이자
기억력에 자신이 없다면 반드시 메모를 생활화해야 합니다.
- 회의 중에는 중요한 내용을 간략하게 기록해 두세요.
- 상사가 지시한 내용이나 고객과의 통화 내용을 바로 적어 두면 실수를 줄일 수 있습니다.
- 수첩, 노트 앱(예: Notion, OneNote), 포스트잇 등 본인에게 맞는 방법을 찾아보세요.
3. 질문 전에 먼저 스스로 찾아보기
모르는 것이 있을 때 바로 상사나 동료에게 질문하는 것은 비효율적일 수 있습니다.
- 구글, 챗GPT, 사내 매뉴얼 등을 먼저 활용하세요.
- 기본적인 정보조차 찾지 않고 질문하면 신뢰를 잃을 수 있습니다.
- 그래도 해결이 안 된다면, 질문을 할 때 ‘이런 방법으로 찾아봤지만 해결이 안 되었습니다’라고 말하면 더욱 효과적입니다.
4. 일정 관리를 철저히 하자
업무 일정 관리는 필수입니다.
- 아웃룩 캘린더, 구글 캘린더 등을 적극 활용하세요.
- 중요한 마감일(Due Date)은 반드시 알림 설정을 해두세요.
- 하루, 일주일 단위로 해야 할 일을 정리하고 우선순위를 정하면 업무가 수월해집니다.
5. 이메일 관리를 효율적으로 하기
이메일을 제때 확인하지 않으면 업무가 꼬일 수 있습니다.
- 아침에 출근하면 우선순위가 높은 이메일을 먼저 확인하세요.
- 중요한 이메일은 폴더를 활용해 정리하세요.
- 회신이 필요한 메일은 깜빡하지 않도록 플래그 또는 리마인더 설정을 해두세요.
6. 업무 시작 전과 퇴근 전에 ‘To-Do List’ 점검하기
하루의 업무를 정리하는 습관을 들이면 실수를 줄일 수 있습니다.
- 출근 후 가장 먼저 해야 할 일은 ‘오늘 해야 할 업무 리스트’를 정리하는 것입니다.
- 퇴근 전에는 하루 업무를 점검하고, 미처 완료하지 못한 일은 다음날 일정에 반영하세요.
7. 효율적인 커뮤니케이션 하기
불필요한 커뮤니케이션은 시간을 낭비하게 만듭니다.
- 회의 전에는 반드시 아젠다를 정리하고, 논의할 내용을 미리 정리하세요.
- 보고할 때는 핵심을 먼저 말하고, 상세 내용은 필요할 때 추가하는 방식으로 진행하세요.
- 메신저나 이메일로 연락할 때는 ‘간결하고 명확하게’ 작성하는 습관을 기르세요.
업무 효율을 높이기 위해서는 작은 습관부터 개선하는 것이 중요합니다. 위의 팁을 실천하면 업무 생산성을 높이고, 상사와 동료들에게 신뢰를 얻을 수 있을 것입니다. 업무 습관을 조금씩 바꾸는 것만으로도 큰 변화를 경험할 수 있으니, 하나씩 실천해 보세요!
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